illustratie van 3 personen die productinformatie op schermen en op papier bespreken

Met database-publishing software automatiseert u de snelle en efficiënte opmaak van publicaties.

Uw catalogus is vaak het uithangbord van uw bedrijf. Naast productinformatie die meer en meer online wordt gepresenteerd, blijft de papieren catalogus nog steeds een onschatbare waarde hebben voor een groot deel van uw klanten. Hierdoor denken fabrikanten en distributeurs nog lang niet aan het afschaffen van de papieren catalogus. Wel wordt er nagedacht over kosten-efficiënte productie door catalogus automatisering.

Nog frequenter dan de catalogus wordt een prijslijst uitgebracht. Door fluctuerende marktprijzen is de time-to-market hiervan zo mogelijk nog belangrijker dan die van de catalogus. Nodeloos tijdverlies door handmatige opmaak is kern om de productie van de prijslijst snel en efficiënt te laten gebeuren.

Maar ook technische fiches, handleidingen, etiketten, financiële rapporten en commerciële offertes die mooi ogen zullen duidelijk hoger scoren!

Bespaar tijd met database-publishing

Het maken van die documenten kan een kostbaar en tijdrovend proces zijn. Ontwerpers moeten gegevens handmatig op de pagina invoeren, waardoor de productietijd aanzienlijk lang wordt en de kans op fouten stijgt. Een uitgebreide fase van proeflezen aan het einde van de productie zorgt ervoor dat het document accuraat en foutloos verschijnt. Bij meertalige versies kan dit proces meerdere keren worden herhaald.

Database-publishing software automatiseert de productie van uw publicaties. Al uw inhoud kan rechtstreeks vanuit uw database in Adobe InDesign worden gepubliceerd en kan up-to-date worden gehouden. Uw marketingmateriaal kan met één druk op de knop automatisch worden samengesteld, wat een aanzienlijke tijd- en kostenbesparing oplevert.

Koppel database-publishing aan een PIM-systeem en de voordelen van automatisering worden gemakkelijk uitbreidbaar naar al uw online publicaties…

De 3 stappen naar database-publishing: data verzamelen, sjablonen maken, output genereren

illustratie voor data verzamelen binnen het proces voor database-publishing

1. Data verzamelen

De sleutel tot succesvolle automatisering van publicaties? Volledige brongegevens van goede kwaliteit! Deze hebben een directe impact op de kwaliteit van de uiteindelijke output en op het rendement op uw investering in een database-publishing oplossing. Volledigheid: zorg dat alle elementen die op de afgedrukte pagina verschijnen, inclusief afbeeldingen, beschikbaar zijn in de brongegevens. Uniciteit: zorg dat elk element een unieke identificatie heeft en dat elk veld een unieke naam heeft. Structuur: zorg voor aanvullende informatie over de structuur in de gegevens. Als u de gegevens in een PIM-systeem beheert, kan dit eenvoudig aan de hand van de boomstructuur en van de relaties tussen de records.

illustratie voor sjabloon aanmaken binnen het proces voor database-publishing

2. Sjablonen maken

Data-gestuurde publicaties kunnen volledig geautomatiseerd worden. De vaste structuur van het document laat toe om regels te definiëren die bepalen hoe en waar data op de pagina verschijnt. Geautomatiseerde documenten hoeven echter niet uniform te zijn: door bijv. verschillende sjablonen voor verschillende secties toe te passen, of door elementen automatisch te wijzigen ahv specifieke attributen in de brongegevens. De output kan een afgewerkt PDF-document zijn. Dit is vaak het geval voor eenvoudige technische fiches die uit de website kunnen gedownload worden of voor commerciële offertes bijv. Complexere documenten zoals een catalogus, worden als een open InDesign-document geproduceerd. Dan zijn bewerkingen mogelijk na de automatische opmaak. De ontwerper is dus vrij om elementen te herschikken om een esthetisch aantrekkelijkere lay-out te produceren. In alle gevallen is een sjabloon nodig. Een sjabloondocument definieert hoe een leeg document er uit ziet en bevat de ‘master pages’ met paginakopteksten, voetteksten, lagen enz. Paragraaf-, object- en karakterstijlen worden ook opgenomen. Op basis van het sjabloon wordt de automatisering opgebouwd. Afhankelijk van de gekozen oplossing wordt dit door de gebruiker zelf of door de implementatiepartner gebouwd. In deze fase worden de elementen uit de database aan de juiste onderdelen op de pagina’s gekoppeld.

illustratie voor output genereren binnen het proces voor database-publishing

3. Output genereren

Nu alle data beschikbaar is en de sjablonen klaar zijn, kunt u output beginnen te genereren. Afhankelijk van de beschikbare sjablonen kunt u documenten in een of meerdere talen opmaken. Een index of inhoudsopgave kan automatisch ontstaan met de paginanummering. Een koppeling kan worden gemaakt tussen het opgemaakte bestand en de brongegevens. Deze koppeling kan in één of beide richtingen gebeuren. Een koppeling in één richting voorzien, vanuit de database naar de publicatie, zorgt ervoor dat de database uw ‘single source of truth’ blijft: een principe dat van cruciaal belang is voor een kwalitatief productinformatie beheer.

Ontdek xCS.press, de Guideline oplossing voor printautomatisering naar InDesign

naar xCS.press

illustratie van 2 personen die een publicatie lezen uit xCS.press, de Guideline oplossing voor print automatisering

Producten

Kenniscentrum

Over ons

Contact